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Audit d’organisation & outils sur mesure
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La méthode

Mesurer, construire, tenir. Vous décidez à chaque étape.

Le premier pas est petit et à prix connu : un audit du travail tel qu’il se fait, vendu seul, qui peut porter sur un seul processus. Son prix d’entrée est affiché, et son prix exact vous est remis par écrit après l’appel : les prix.

Pressé ? La méthode en une page, pour votre direction

Ensuite, chaque action retenue est chiffrée sur devis ferme avant d’être lancée, puis le gain est mesuré sur les mêmes tâches. Vous pouvez vous arrêter à chacun des deux points de décision.

Kronaxias trouve le point où l’effort produit un effet, y applique exactement ce qu’il faut, puis prouve le résultat.

Cinq étapes, deux points de décision.

Mesurer, construire, tenir : cinq étapes, la mesure se faisant avant et après. Chaque étape produit un livrable que vous gardez, et la suite ne se lance que sur votre décision.

Mesurer avant

Étape 1. Auditer les processus réels

Ce qui est fait
Des entretiens individuels avec quelques personnes de chaque profil qui touche au processus étudié, choisies avec vous : direction, encadrement, administratif, terrain. Pas toute l’équipe. Chaque personne montre comment elle travaille vraiment : quels fichiers elle ouvre, ce qu’elle ressaisit, ce qu’elle contourne, qui elle appelle pour obtenir une information. L’écart entre le travail prévu et le travail réel contient le temps perdu.
Ce qui vous est demandé
Désigner un interlocuteur, choisir les personnes à interroger, libérer un créneau pour chacune, en dehors des moments de pointe. Un entretien dure environ une heure. Sur plusieurs sites, pas un entretien par site : les sites qui fonctionnent de la même façon sont couverts par les mêmes profils.
Vous recevez
La cartographie de vos processus tels qu’ils se pratiquent, avec chaque point de friction chiffré en heures par mois.
Mesurer avant

Étape 2. Poser le diagnostic et la feuille de route

Ce qui est fait
Chaque friction devient une action possible : supprimer une ressaisie, automatiser un export, remplacer un tableur, changer d’outil, ou ne rien faire si le gain ne justifie pas l’effort. Chaque action est chiffrée en charge et en coût, puis classée selon le rapport entre l’effort et le gain.
Ce qui vous est demandé
Assister à la restitution, poser vos questions, décider.
Vous recevez
Un rapport de diagnostic et une feuille de route chiffrée, présentés lors d’une restitution.
Construire

Étape 3. Mettre en place

Ce qui est fait
Les actions que vous avez retenues, dans l’ordre que vous avez choisi : un outil adapté à vos processus (prise de commande, devis, suivi des affaires, contrôles qualité…), l’automatisation de tâches répétitives, un tableau de bord alimenté par vos logiciels, la migration vers un logiciel du marché quand il fait mieux le travail, la formation de vos équipes. Quand un logiciel existant fait déjà bien le travail, c’est lui qui est recommandé plutôt qu’un développement.
Ce qui vous est demandé
Des points d’étape réguliers, et des tests par les futurs utilisateurs avant la mise en production.
Vous recevez
Un outil en production, des équipes formées, une documentation d’exploitation qui permet à votre organisation de le faire vivre seule, et les accès : ce qui vous appartient.

Des exemples concrets d’actions : neuf situations types.

Mesurer après

Étape 4. Mesurer le gain

Ce qui est fait
Le temps passé sur les tâches mesurées à l’étape 1 est mesuré à nouveau, sur les mêmes bases. La différence est traduite en valeur.
Ce qui vous est demandé
Un nouvel échange avec les personnes interrogées au départ, sur les mêmes tâches.
Vous recevez
Un bilan chiffré du temps récupéré. S’il est faible, le bilan le dit.

Kronaxias ne vous promet pas de gain chiffré à l’avance. L’engagement est de rendre le gain démontrable.

Tenir

Étape 5. Tenir dans la durée

Ce qui est fait
Maintenance corrective et évolutive, support aux utilisateurs, adaptations quand vos processus changent, pour que l’outil reste utilisé et à jour.
Ce qui vous est demandé
Signaler les besoins et les incidents à un seul interlocuteur, qui connaît l’outil puisqu’il l’a construit.
Vous recevez
Un abonnement mensuel, facturé à terme échu, avec des délais de réponse écrits au contrat.

L’audit, en quatre temps.

L’audit est le premier engagement, et le seul qui vous est proposé d’emblée. Il porte sur le travail tel qu’il se fait, pas tel qu’il est censé se faire.

Pour vos équipes : quelques personnes par profil, choisies avec vous, un entretien chacune, planifié en dehors des moments de pointe. Le reste du travail est du côté de Kronaxias.

Durée indicative : deux à quatre semaines selon la taille de la structure.

Les quatre temps de l’audit

  1. Cadrage avec la direction

    Le processus à étudier, les personnes à rencontrer, le calendrier des entretiens.

  2. Entretiens par profil

    Direction, encadrement, opérationnels, administratif : quelques personnes de chaque profil, parce que le temps perdu peut se cacher entre deux postes. Sur site ou en visioconférence.

  3. Cartographie et chiffrage

    Chaque friction relevée est chiffrée en heures par mois, puis transformée en action possible, avec sa charge et son coût.

  4. Restitution et feuille de route

    Le diagnostic vous est présenté de vive voix. Vous repartez avec le rapport et la feuille de route chiffrée.

À quoi ressemble ce que vous recevez.

La feuille de route met chaque tâche observée en face des heures qu’elle coûte, de l’action proposée et de son prix : vous comparez le prix au gain, ligne par ligne, et vous décidez.

Modèle de feuille de route : illustration, sans données de client

  1. Commandes reçues par mail, retapées dans le logiciel de gestion

    Processus touché, qui le fait
    Administration des ventes
    Temps à récupérer, en heures par mois
    Relevé pendant l’audit
    Action proposée
    Saisie unique contrôlée, fichier prêt à importer
    Type d’action
    2 : automatiser un échange
    Coût
    Devis ferme, chiffré dans la feuille de route
    Votre décision
    Lancer, plus tard, ou ne rien faire
Deux autres lignes d’exemple

  1. Tableau de bord mensuel refait à la main à partir d’exports

    Processus touché, qui le fait
    Contrôle de gestion, secrétariats
    Temps à récupérer, en heures par mois
    Relevé pendant l’audit
    Action proposée
    Tableau de bord alimenté par vos logiciels
    Type d’action
    3 : outil de saisie ou tableau de bord
    Coût
    Devis ferme, chiffré dans la feuille de route
    Votre décision
    Lancer, plus tard, ou ne rien faire

  2. Factures fournisseurs validées par mail, hors du logiciel comptable

    Processus touché, qui le fait
    Comptabilité, responsables d’achat
    Temps à récupérer, en heures par mois
    Relevé pendant l’audit
    Action proposée
    Paramétrer le circuit de validation déjà présent dans le logiciel
    Type d’action
    1 : régler un logiciel existant
    Coût
    Devis ferme, chiffré dans la feuille de route
    Votre décision
    Lancer, plus tard, ou ne rien faire

En bas du tableau, le budget complet de la suite : la somme des lignes, action par action, à présenter à votre direction avant toute signature.

Une ligne peut aussi conclure « ne rien faire » : quand le gain ne justifie pas l’effort, la feuille de route le dit. Les types d’action, du plus léger au plus lourd : le coût de la suite.

Et si l’audit ne débouche sur rien ?

Alors la feuille de route le dit. Si aucune friction ne justifie l’effort de la corriger, le diagnostic l’écrit, et Kronaxias ne vous propose rien d’autre.

Vous gardez une cartographie de vos processus et une mesure du temps qu’ils consomment : savoir où ne pas investir est aussi une décision chiffrée.

L’appel de découverte sert d’abord à éviter ce cas.

Ce que vous gardez, quoi qu’il arrive

  • la cartographie de vos processus tels qu’ils se pratiquent ;
  • les frictions relevées, chiffrées en heures par mois ;
  • le rapport de diagnostic et la feuille de route, même si elle conclut qu’il n’y a rien à lancer.

Un prix connu avant chaque engagement.

Le premier pas a un prix d’entrée affiché. Tout ce qui suit est chiffré par écrit avant d’être lancé.

Ce que l’audit voit, et que l’on ne voit pas de l’intérieur

  • chaque profil interrogé séparément, avec les contournements que la direction ne voit pas toujours ;
  • chaque friction chiffrée en heures par mois, donc arbitrable ;
  • les raccordements vérifiés logiciel par logiciel, avant toute ligne de code.

Vous pouvez réaliser la feuille de route vous-même, en interne.

Le premier pas : l’audit

L’audit et sa feuille de route forment un forfait à prix fixe, à partir de 1 500 €

Ce qui fait varier le prix :

  • le nombre de processus étudiés : l’audit peut porter sur un seul ;
  • le nombre de profils et de personnes interrogées ;
  • le lieu des entretiens : sur site ou à distance.

Le plus petit audit porte sur un seul processus, par exemple la remontée des éléments variables de paie, avec les quelques profils qui y touchent.

Le prix de votre audit vous est remis par écrit après l’appel, avec le périmètre et le calendrier. Aucune taxe ne s’y ajoute. Les déplacements sur site éventuels s’ajoutent au prix, à convenir avec vous. Vous décidez ensuite, sans relance insistante. Durée indicative de l’audit : deux à quatre semaines selon la taille de la structure. Un entretien dure environ une heure.

  1. Étapes 1 et 2

    Audit et feuille de route

    Prix fixe

    Son prix d’entrée est ci-dessus ; le prix exact est remis par écrit après l’appel, avant tout engagement. L’audit peut porter sur un seul processus.

  2. Étapes 3 et 4

    Mise en place et mesure du gain

    Sur devis ferme

    Établi à partir de la feuille de route, action par action : vous connaissez le coût de chaque action avant de la lancer, et vous pouvez n’en lancer qu’une.

  3. Étape 5

    Suivi dans la durée

    Abonnement mensuel

    Sur devis, et facultatif : maintenance, support et évolutions, avec des délais de réponse écrits au contrat. Facturé à terme échu. Vous pouvez aussi garder l’outil en interne.

Ce que vous voulez savoir avant l’appel : combien coûtera la suite

  1. Chaque action est mise en regard des heures qu’elle récupère par mois. Son prix est écrit à côté : vous comparez le coût au gain, ligne par ligne. Quand le gain ne justifie pas l’effort, la feuille de route conclut « ne rien faire ».
  2. Vous avez le budget complet avant toute signature. La feuille de route additionne les actions proposées : un budget de la suite, action par action, à présenter à votre direction.
  3. Vous lancez ce que vous voulez. Une action, plusieurs ou aucune, chacune sur devis ferme. Le suivi par abonnement est facultatif.
  4. Un ordre de grandeur, dès maintenant. La mise en place coûte, selon le projet, à partir de 2 500 €

Les actions vont du plus léger au plus lourd. Pour chaque type, la plus petite action possible :

  1. Régler ou paramétrer un logiciel que vous avez déjà.

    Par exemple : activer le circuit de validation des factures déjà présent dans votre logiciel comptable.

  2. Automatiser un export ou un échange de données entre deux logiciels.

    Par exemple : un fichier d’éléments variables prêt à importer dans votre logiciel de paie.

  3. Construire un outil de saisie ou un tableau de bord.

    Par exemple : un formulaire unique de remontée des heures, rempli par chaque responsable.

  4. Construire une application.

    Par exemple : une application qui couvre une seule tâche, comme le suivi des temps par affaire.

Prix nets : TVA non applicable, art. 293 B du CGI.

Réserver un appel de 30 min (ouvre Cal.com)

30 minutes, en visio ou par téléphone. Gratuit, sans engagement. Si un audit n’a pas de sens chez vous, je vous le dis.

Vous devez d’abord en parler en interne ? La méthode en une page, pour votre direction.

Ce que Kronaxias ne fait pas

  • Annoncer un pourcentage de gain avant d’avoir mesuré quoi que ce soit.
  • Vous imposer un logiciel du marché quand vos processus ne s’y prêtent pas.
  • Remplacer votre ERP, votre comptabilité ou votre logiciel de paie : l’outil construit s’y raccorde.
  • Livrer un rapport, puis partir.
  • Revendre des licences de logiciels.
  • Gérer votre parc informatique.
  • Réaliser des sites vitrines.

Ce qui vous appartient, ce que vous décidez.

Ce qui est acquis dès le départ

  • Un prix fixe, par écrit. Le prix de l’audit vous est remis par écrit après l’appel, avant tout engagement. Vous payez le prix écrit, sans surprise. La suite est chiffrée sur devis ferme, action par action.
  • Vous décidez à chaque étape. L’audit est vendu seul et peut s’arrêter là : la feuille de route vous appartient, vous la réalisez avec qui vous voulez.
  • Le code et la documentation livrés deviennent la propriété de votre entreprise. La cession est écrite au devis. Les accès vous sont remis, avec une documentation d’exploitation écrite pour qu’une personne non développeuse sache faire tourner l’outil et qu’un autre prestataire puisse le reprendre. L’outil ne dépend pas de Kronaxias pour durer.
  • La confidentialité est écrite au contrat. Seules les données nécessaires à la mission sont consultées. Un contrat de sous-traitance des données personnelles (RGPD, article 28) est signé à chaque mission, et un accord de confidentialité si vous le demandez.
  • Un avis franc. Si un logiciel du marché fait mieux le travail, la feuille de route le recommande.

La maintenance est assurée aujourd’hui pour un groupe médico‑social multi-établissements, depuis la mise en production de son outil : la démarche du cas client.

Partout en France, avec les mêmes livrables.

Où et comment

Partout en France, sur site ou à distance, selon ce que le travail demande. Le choix se fait avec vous, au cadrage. À distance, l’audit reste complet.

Un audit à distance, concrètement
  • le même déroulé : cadrage avec la direction, des entretiens individuels profil par profil, chiffrage, restitution ;
  • l’observation du poste en direct : chaque personne montre son poste, écran partagé, pendant qu’elle fait la tâche, pas seulement en la décrivant ; ses fichiers, ses ressaisies et ses contournements se voient comme sur place ;
  • les mêmes livrables : cartographie, frictions chiffrées en heures, rapport et feuille de route ;
  • la même restitution de vive voix, avec le temps de poser vos questions.
Où
Partout en France
Comment
Sur site ou à distance, selon ce que le travail demande

Vos données

Pendant l’audit

Kronaxias n’accède qu’à ce qui est nécessaire à la mission. La confidentialité est écrite au contrat, et un accord de confidentialité est signé si vous le demandez. Un contrat de sous-traitance des données personnelles (RGPD, article 28) est signé à chaque mission.

Dans l’outil livré

L’outil est hébergé chez vous, ou sur un serveur OVH en France si vous n’en avez pas. Les outils livrés intègrent le RGPD dès leur conception :

  • des droits d’accès par rôle : chacun ne voit que ce qui le concerne ;
  • un journal des consultations ;
  • des données agrégées dans les indicateurs, pour qu’aucune personne n’y soit identifiable.

Ces règles ont déjà été appliquées à des données de paie, pour un groupe médico‑social multi-établissements : la démarche du cas client.

L’intelligence artificielle n’est intégrée qu’avec votre accord ; sans cet accord, aucune donnée ne lui est communiquée. Avec, elle n’est utilisée que lorsqu’elle fait mieux qu’une règle simple, et toujours sous le contrôle d’une personne qui valide : la position détaillée.

Les questions qui reviennent.

Peut-on n’acheter que l’audit ?

Oui. L’audit et la feuille de route forment un forfait indépendant. Si vous vous arrêtez là, la feuille de route vous appartient, et vous pouvez la réaliser vous-même ou la confier à un autre prestataire.

Il est à prix fixe, remis par écrit, et le prix d’entrée est affiché : voir les prix.

Travaillez-vous avec nos logiciels actuels ?

Oui, c’est le point de départ. L’outil se raccorde à vos logiciels : il ne remplace ni votre ERP, ni votre comptabilité, ni votre logiciel de paie. Je ne propose de développer un outil que si aucun logiciel du marché, ni aucun de ceux que vous avez déjà, ne fait mieux le travail.

Pendant l’audit, je vérifie logiciel par logiciel comment s’y raccorder :

  • une connexion directe (interface de programmation, ou API), quand l’éditeur en fournit une ;
  • l’export et l’import de fichiers ;
  • la lecture des documents reçus, en PDF ou par mail ;
  • quand le logiciel est fermé, une saisie à côté qui prépare un fichier prêt à importer.

Si un logiciel n’offre ni connexion ni export exploitable, l’audit le constate avant toute ligne de code, et la feuille de route propose une autre voie ou conclut que l’action ne vaut pas l’effort.

Sur quoi est construit l’outil ?

Selon ce que l’audit retient, l’outil prend l’une de ces formes :

  • une application de gestion adaptée à un processus : saisie, suivi, tableaux de bord ;
  • un échange de données entre vos logiciels, par import, export ou connexion ;
  • une automatisation planifiée d’une tâche répétitive.

Il se raccorde à vos logiciels actuels au lieu de les remplacer. Quand un outil du marché ou un outil sans code suffit, c’est lui qui est retenu. Chaque livraison comprend l’outil, sa documentation d’exploitation et la formation de vos équipes ; à qui il appartient : question suivante.

Combien de temps cela demande-t-il à mes équipes ?

Pas toute l’équipe : quelques personnes par profil qui touche au processus, choisies avec vous. Un entretien individuel par personne interrogée, planifié avec vous en dehors des moments de pointe. Comptez environ une heure par entretien. Le reste du travail (cartographie, chiffrage, rapport) est de mon côté.

À qui appartient l’outil livré ?

À votre entreprise : le code, la documentation et les accès vous sont remis (ce qui vous appartient). Seuls les logiciels du marché et les composants tiers éventuellement utilisés restent soumis à leur propre licence. Vous confiez le suivi à Kronaxias ou vous le gardez en interne : c’est le point de décision 2.

Faut-il que vous veniez sur place ?

Pas forcément. J’interviens partout en France, sur site ou à distance, selon ce que le travail demande. À distance, les entretiens se font en visioconférence avec partage d’écran, et la restitution aussi : le déroulé et les livrables sont les mêmes (le détail).

Kronaxias · Audit d’organisation & outils sur mesure

En une page, pour votre direction.

Pour le transmettre : Fichier > Imprimer > Enregistrer en PDF. Seule cette page est imprimée.

La démarche, en cinq étapes

  1. auditer les processus réels, avec quelques personnes de chaque profil concerné ;
  2. poser le diagnostic et la feuille de route chiffrée. Vous continuez, ou vous vous arrêtez là.
  3. mettre en place les actions retenues ;
  4. mesurer le gain sur les mêmes tâches, bilan écrit. Vous choisissez la suite.
  5. tenir dans la durée : maintenance, support, évolutions.

Ce que l’audit vous remet

  • la cartographie du processus étudié ;
  • les frictions chiffrées en heures ;
  • le rapport et la feuille de route, qui vous appartient ;
  • une restitution de vive voix.

Comment le prix se décide

  • audit et feuille de route : forfait à prix fixe, vendu seul, qui peut porter sur un seul processus, à partir de 1 500 €
  • le prix exact dépend du nombre de processus, du nombre de personnes interrogées et du lieu (sur site ou à distance) ;
  • il est remis par écrit après l’appel, avant tout engagement ; les déplacements sur site éventuels s’y ajoutent, à convenir avec vous ;
  • la suite : la feuille de route chiffre chaque action à côté du temps qu’elle doit récupérer ; vous jugez avant de signer, et vous pouvez n’en lancer qu’une, sur devis ferme ;
  • la mise en place, selon le projet, à partir de 2 500 €
  • le suivi par abonnement mensuel, sur devis, est facultatif ;
  • ce que vous pouvez dire à votre direction : le prix de l’audit est connu, celui de chaque action le sera avant toute signature.

Ce qui vous appartient

  • le code et la documentation livrés deviennent la propriété de votre entreprise ; les accès vous sont remis ;
  • il se raccorde à vos logiciels actuels, sans les remplacer ;
  • un seul interlocuteur, du premier appel à la maintenance.

Enzo Mischler, fondateur · contact@kronaxias.fr · kronaxias.fr

30 minutes pour savoir si un audit a du sens chez vous.

Vous décrivez une tâche qui vous coûte du temps ; je vous dis si un audit a du sens. Après l’appel, vous recevez un prix d’audit écrit, ou un « non » franc. Gratuit, sans engagement.

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