Cas client · Une mission menée de l’audit à la maintenance
Un groupe médico‑social multi-établissements, un seul outil de pilotage.
Les secrétariats ne reconstruisent plus les indicateurs chaque mois : les données arrivent des logiciels de comptabilité, de paie et d’activité, et la direction ouvre des tableaux de bord déjà à jour.
Toute la chaîne a été déroulée une fois et jusqu’au bout : audit, cahier des charges, développement, mise en production, formation. Puis la maintenance. C’est la preuve que chaque étape a été tenue.
Le nom du client et le détail de ses chiffres restent confidentiels, comme le seront les vôtres. Chez vous, le temps passé est mesuré avant, puis après, sur les mêmes tâches, et le bilan vous est remis par écrit.
- Organisation
- Groupe médico‑social multi-établissements
- Périmètre
- Direction générale et directions d’établissement
- Profils interrogés
- Direction, encadrement administratif, secrétariats, RH, soignants, services généraux
- Étapes couvertes
- Audit, cahier des charges, développement, mise en production, formation, maintenance
- Livrables remis
- Cahier des charges, outil en production, documentation d’exploitation, formation des utilisateurs
- Statut
- Outil en production, maintenance en cours
La situation de départ
La direction savait que ce travail coûtait cher. Elle ne pouvait pas dire combien, ni lequel supprimer en premier.
Chaque établissement tenait ses propres tableurs. Les mêmes informations étaient saisies plusieurs fois, d’un service à l’autre. Chaque mois, les secrétariats reconstruisaient à la main les indicateurs de finance, de ressources humaines et d’activité attendus par la direction générale, à partir d’exports faits un par un.
Rien de tout cela ne figurait sur une ligne comptable. Tout cela se payait pourtant, chaque mois, en temps de travail.
La démarche
Dans l’ordre où elle a été suivie.
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Écouter tous les profils
Les entretiens ont couvert la direction, l’encadrement administratif, les secrétariats, les RH, les soignants et les services généraux. Chacun a montré son travail réel, ses fichiers et ses contournements.
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Écrire avant de coder
Les entretiens ont produit un cahier des charges et un choix d’architecture, validés avec la direction avant la première ligne de code.
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Livrer par étapes
Le développement a été découpé en courtes itérations, chacune testée par les utilisateurs concernés.
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Protéger les données dès le départ
Les données de paie et d’activité sont sensibles. Le RGPD a été traité dès la conception : droits d’accès par rôle, journal des consultations, agrégation des données pour qu’aucune personne ne soit identifiable dans les indicateurs.
Ce qui a été livré et mis en production
Le même périmètre, constaté à l’audit puis une fois l’outil en service.
Avant constaté à l’audit
- Des établissements pilotés depuis des tableurs séparés.
- Les mêmes données saisies plusieurs fois, d’un service à l’autre.
- Des indicateurs de direction reconstruits à la main chaque mois par les secrétariats.
Après en production
- Une application unique consolide la finance, les RH et l’activité de tous les établissements.
- Des imports automatiques depuis les logiciels de comptabilité, de paie et d’activité remplacent les ressaisies.
- Les secrétariats ne reconstruisent plus les indicateurs à la main chaque mois.
- La direction générale et chaque directeur d’établissement suivent des tableaux de bord à jour.
- Une documentation d’exploitation permet à l’organisation de faire vivre l’outil sans son auteur.
Ce qui serait mesuré chez vous, avant et après, est décrit dans chaque situation type et dans l’étape du bilan.
Ce qui continue
L’outil est en production et les équipes s’en servent au quotidien.
À l’issue de la mission, le client a confié à Kronaxias la maintenance, le support et les évolutions de l’outil. Il continue d’être entretenu et enrichi.
La documentation d’exploitation reste la garantie de fond : le jour où l’organisation veut faire vivre l’outil autrement, elle le peut.
Ce que ce cas prouve
La méthode porte sur la façon de travailler, pas sur le métier.
Ce que cette mission prouve pour vous
- la chaîne complète, de l’entretien à la maintenance, tenue par une seule personne ;
- des données de paie protégées dès la conception ;
- un outil documenté pour tourner sans son auteur ;
- une maintenance en cours, depuis la mise en production.
Il ne dit pas à quoi ressemblera votre outil. Chez vous, le temps perdu se trouvera peut-être dans les commandes, les factures, le suivi des affaires ou la paie, et la réponse sera un autre outil, une automatisation, ou le bon logiciel bien réglé.
Chez vous, le gain se prouve pour chaque action, et s’il est faible, le bilan le dit. Chaque situation type indique ce qui serait mesuré ; la méthode décrit l’étape du bilan.
Votre situation ressemble plutôt à…
- Industrie et atelierstemps par ordre de fabrication, temps machine et opérateur, devis à la demande
- AffairesDevisQualité
- Agroalimentairelots et traçabilité, GPAO, 3x8 et saisie à la relève, audits IFS ou BRC
- QualitéAffaires
- Négoce, distribution, e‑commercecommandes par mail ou en PDF, stock de l’entrepôt, retours, factures fournisseurs
- CommandesFactures fournisseurs
- Négoce agricole et collectebons d’apport, pesées, pointes de la moisson, contrats avec les apporteurs
- CommandesFactures fournisseurs
- Transport et logistiquerelevés d’activité des conducteurs, découchés et frais de route, facturation des transports réalisés
- PaieFacturationCommandes
- Cabinets et services (expertise comptable, conseil, recrutement)temps par dossier, lettres de mission, collecte des pièces, relances
- FacturationOrganisation
- Santé, médico-social, réseaux multi-sites (cliniques, cabinets vétérinaires, établissements)indicateurs par établissement avant chaque comité, logiciel métier raccordé, gardes et astreintes
- PilotagePaie
- Propreté, sécurité, services sur sites clientsplannings d’agents multi-sites, remplacements au pied levé, avenants, heures planifiées et réalisées
- Plannings et paieAffaires
- Automobile, concessions et ateliers de réparationordres de réparation, heures des mécaniciens vers la paie et la facturation, reporting constructeur par site, raccordement au DMS
- AffairesPilotageCommandes
- Direction financièrefactures fournisseurs à valider, tableaux de bord mensuels, trésorerie prévisionnelle
- Factures fournisseursPilotage
Pendant l’appel, Enzo Mischler vous explique comment la mission a été conduite, étape par étape.
30 minutes pour savoir si un audit a du sens chez vous.
Vous décrivez une tâche qui vous coûte du temps ; je vous dis si un audit a du sens. Après l’appel, vous recevez un prix d’audit écrit, ou un « non » franc. Gratuit, sans engagement.