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Audit d’organisation & outils sur mesure
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Exemples

Ce qui peut changer chez vous, concrètement.

Neuf situations types, nommées par la tâche : trouvez la vôtre par secteur ou par tâche.

Premier pas : un audit sur la seule situation qui vous concerne, à prix fixe, à partir de 1 500 €

Situation type · Administration des ventes

Commandes : saisir une fois, vérifier au lieu de retaper

Aujourd’hui
Chaque commande reçue est retapée ligne par ligne dans le logiciel de gestion, et une référence mal lue ne se découvre qu’à la livraison.
Ce qui peut être construit
  • un point d’entrée unique où chaque commande, quel que soit son canal, est enregistrée une seule fois ;
  • une saisie guidée par le tarif, transmise à votre logiciel de gestion par connexion directe, ou par un fichier prêt à importer ;
  • des contrôles qui signalent ce qui ne correspond pas : référence inconnue, prix différent du tarif ;
  • pour une boutique en ligne et un entrepôt, un rapprochement entre la boutique, le logiciel de gestion d’entrepôt (WMS) et les transporteurs : écarts de stock, retours et litiges signalés au lieu d’être cherchés.
Ce que cela peut changer
L’administration des ventes vérifie au lieu de retaper, et les écarts apparaissent avant la préparation.
Où on la rencontre, ce qui est mesuré

Se rencontre notamment dans le négoce, la distribution, le commerce de gros, l’e‑commerce et la logistique (commandes de la boutique en ligne à rapprocher du stock de l’entrepôt, retours, litiges avec les transporteurs, réapprovisionnement), le négoce agricole et la collecte (bons d’apport, pesées, pointes de la moisson, contrats avec les apporteurs), l’industrie.

Ce qui est mesuré, avant et après

  • le temps de saisie par commande ;
  • le nombre de commandes corrigées après saisie.

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Situation type · Chiffrage

Devis : assembler des éléments justes au lieu de corriger un ancien fichier

Aujourd’hui
Chaque devis repart d’un ancien fichier aux prix parfois périmés, et personne ne sait quels devis attendent une relance.
Ce qui peut être construit
  • un outil de chiffrage appuyé sur vos articles, vos règles de calcul et des prix tenus à jour à un seul endroit ;
  • un suivi des devis envoyés, avec un rappel quand une relance est due ;
  • le passage du devis accepté à la commande, sans ressaisie.
Ce que cela peut changer
Les prix sont les mêmes pour tous, et les relances ne dépendent plus de la mémoire de chacun.
Où on la rencontre, ce qui est mesuré

Se rencontre notamment dans la fabrication à la demande, le BTP.

Ce qui est mesuré, avant et après

  • le délai entre la demande du client et l’envoi du devis ;
  • le nombre de devis envoyés restés sans relance.

Parfois plus simple. Pour un devis standard, un logiciel du marché peut suffire ; le sur mesure se justifie quand vos chiffrages suivent des règles propres.

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Situation type · Temps passés

Affaires : suivre la marge pendant l’affaire, pas après

Aujourd’hui
Les temps sont notés sur des feuilles d’heures ou des bons de travail papier, à l’atelier ou sur chantier, et ressaisis plus tard : la marge réelle n’est connue qu’une fois l’affaire facturée.
Ce qui peut être construit
  • une saisie des temps rattachée à l’affaire ou à l’ordre de fabrication, adaptée au terrain : par le chef d’équipe en fin de journée, sur une borne d’atelier ou par scan du bon de travail, pas forcément sur téléphone ;
  • une vue de chaque affaire, prévu face au réalisé, mise à jour au fil des saisies ;
  • l’envoi des temps validés vers la paie, la facturation ou votre logiciel métier (GPAO, gestion de chantier, DMS de concession), par connexion directe ou par fichier d’import, selon ce qu’il accepte.
Ce que cela peut changer
Le chargé d’affaires voit une dérive pendant qu’il peut encore la corriger.
Où on la rencontre, ce qui est mesuré

Se rencontre notamment dans l’industrie à l’affaire et les ateliers (ordres de fabrication, temps machine, temps opérateur), l’agroalimentaire (ordres de fabrication et lots, GPAO, travail en 3x8 avec saisie à la relève), le BTP (pointage depuis le chantier), les ateliers de réparation automobile (ordres de réparation et heures des mécaniciens), les bureaux d’études.

Ce qui est mesuré, avant et après

  • le délai avant que les temps d’une semaine soient disponibles par affaire ;
  • le nombre d’affaires dont la dérive n’est découverte qu’à la clôture.

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Situation type · Facturation et relances

Facturation : préparer au fil de l’eau ce qui est à facturer

Aujourd’hui
En fin de mois, quelqu’un rassemble à la main temps, bons d’intervention et frais éparpillés, et les relances partent quand on y pense.
Ce qui peut être construit
  • la préparation de ce qui est à facturer, alimentée par les temps ou les livraisons, puis transmise à votre logiciel de facturation ;
  • des contrôles avant émission : prestation oubliée, client sans tarif, montant inhabituel ;
  • des relances préparées à date et validées par une personne, avec une vue de l’encours par client.
Ce que cela peut changer
La facturation n’est plus reconstruite en fin de mois, et les relances partent à date.
Où on la rencontre, ce qui est mesuré

Se rencontre notamment dans les services, la maintenance, les cabinets de conseil ou de recrutement, les cabinets d’expertise comptable (lettres de mission, temps par dossier, collecte des pièces des clients, relances), le transport (facturation des transports réalisés, frais annexes).

Ce qui est mesuré, avant et après

  • le délai entre la fin d’une prestation et son encaissement ;
  • le temps passé chaque mois à préparer la facturation et les relances.

À noter. L’émission reste dans votre logiciel de facturation ou votre plateforme agréée : l’outil prépare et contrôle en amont. Déjà équipé d’un logiciel de cabinet ou d’un outil en ligne ? L’audit regarde ce qui se fait encore à côté, et la feuille de route dit s’il suffit de mieux le paramétrer.

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Situation type · Achats

Factures fournisseurs : rapprocher et valider sans courir après les signatures

Aujourd’hui
Avec la facture électronique, de plus en plus de factures arrivent par une plateforme, mais il faut toujours les rapprocher des commandes et les faire valider, et celles qui sont bloquées attendent dans une boîte mail.
Ce qui peut être construit
  • un rapprochement entre commande, réception et facture, qui signale les écarts de quantité ou de prix ;
  • un circuit de validation, avec un rappel quand une facture attend ; la validation reste humaine, et la personne qui saisit n’est pas celle qui valide ;
  • un journal de chaque validation, qui sert de piste d’audit ;
  • aucune modification des coordonnées bancaires d’un fournisseur sans double contrôle ;
  • une vue des factures bloquées, et de la raison du blocage.
Ce que cela peut changer
La comptabilité traite les écarts au lieu de tout vérifier.
Où on la rencontre, ce qui est mesuré

Se rencontre notamment dans l’industrie, le négoce, le BTP, les cabinets et les entreprises de services, et dans toute direction financière qui prépare la réforme de la facture électronique.

Ce qui est mesuré, avant et après

  • le délai entre la réception d’une facture et sa validation ;
  • le nombre de factures bloquées, et la durée du blocage.

Parfois plus simple. Votre plateforme ou votre logiciel comptable propose peut-être déjà un circuit de validation : il suffit alors de le paramétrer.

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Situation type · Reporting

Pilotage : des chiffres à jour quand on ouvre le tableau de bord

Aujourd’hui
Chaque début de mois, le tableau de bord est refait à la main à partir d’exports, et les chiffres changent selon qui les présente.
Ce qui peut être construit
  • un tableau de bord alimenté par vos logiciels, y compris votre logiciel métier (logiciel vétérinaire, DMS de concession…), par connexion directe ou par fichier, sans export fait à la main ;
  • des indicateurs définis une fois et calculés de la même façon pour tous les sites ;
  • une trésorerie prévisionnelle tenue dans un outil partagé plutôt que dans un fichier personnel.
Ce que cela peut changer
Personne ne reconstruit plus le tableau, et les réunions partent des mêmes chiffres.
Où on la rencontre, ce qui est mesuré

Se rencontre notamment dans les réseaux d’agences, les entreprises multi‑sites, les groupes de cliniques ou de cabinets, les réseaux de concessions (indicateurs par site attendus par la direction ou le constructeur), les établissements et associations médico-sociales (indicateurs attendus par le siège et les financeurs).

Ce qui est mesuré, avant et après

  • le temps passé chaque mois à produire le reporting ;
  • le délai entre la fin du mois et la disponibilité des chiffres.

C’est le type de situation traité dans le cas client.

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Situation type · Paie

Paie : des éléments variables complets avant le bulletin

Aujourd’hui
Heures, primes, absences et remplacements d’absents arrivent par papier, mail ou tableur, et le service paie découvre les oublis une fois les bulletins faits.
Ce qui peut être construit
  • un formulaire de remontée unique, rempli par chaque responsable pour son équipe ;
  • des contrôles à la saisie et un suivi de qui a transmis ;
  • un fichier prêt à importer dans votre logiciel de paie, quand il accepte l’import.
Ce que cela peut changer
Le service paie contrôle au lieu de collecter, et les erreurs sont repérées avant le bulletin.
Où on la rencontre, ce qui est mesuré

Se rencontre notamment dans l’industrie, le BTP (paniers, trajets et intempéries), le transport et la logistique (relevés d’heures et d’activité des conducteurs, chronotachygraphe, découchés, frais de route, primes), les établissements de santé et médico-sociaux (gardes et astreintes), la propreté et les services sur sites clients (heures d’agents répartis sur de nombreux sites : voir la variante ci-dessous).

Ce qui est mesuré, avant et après

  • le temps de collecte et de ressaisie des éléments variables ;
  • le nombre de régularisations le mois suivant.

Variante : les plannings d’agents répartis sur de nombreux sites

En propreté, en sécurité ou dans les services sur sites clients, la paie est la conséquence du planning. Remplacements au pied levé, avenants, vacations ajoutées dans la semaine : les changements vivent au téléphone et dans les carnets des chefs de site, et ne rejoignent pas toujours le planning.

Ce qui peut être construit : les heures planifiées comparées aux heures réalisées, site par site, avant la paie, avec les remplacements et les avenants saisis une fois par le chef de site. Ce qui est mesuré, avant et après : les régularisations du mois suivant.

Données. Chaque responsable ne voit que son équipe ; l’accès complet est réservé aux personnes habilitées.

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Situation type · Conformité

Qualité : un audit de certification qui se prépare au fil de l’eau

Aujourd’hui
Les relevés et les fiches de traçabilité restent sur papier, les actions correctives se perdent dans les mails, et les preuves se rassemblent dans l’urgence avant l’audit de certification.
Ce qui peut être construit
  • des grilles de contrôle sur tablette ou téléphone, remplies à chaque poste ou à la relève, horodatées et rattachées à la personne qui a fait le relevé ;
  • une traçabilité des lots consultable d’un seul endroit, en amont et en aval, de la matière reçue au produit expédié ;
  • un suivi des actions correctives, chacune avec un responsable et une échéance ;
  • un dossier de preuves constitué au fil de l’eau.
Ce que cela peut changer
Les actions en retard se voient avant l’audit de certification, pas pendant.
Où on la rencontre, ce qui est mesuré

Se rencontre notamment dans l’agroalimentaire (traçabilité des lots en amont et en aval, enregistrements d’hygiène, ordres de fabrication, GPAO, préparation des audits IFS ou BRC, travail en 3x8), l’industrie.

Ce qui est mesuré, avant et après

  • le temps de préparation d’un audit de certification ou d’une visite ;
  • le nombre d’actions correctives en retard.

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Situation type · Procédures

Organisation : trouver l’information sans déranger ceux qui la connaissent

Aujourd’hui
Tout est dans la tête de quelques personnes, les procédures existent en plusieurs versions dans des dossiers partagés, et les relances de pièces manquantes partent à la main, une par une.
Ce qui peut être construit
  • une base de procédures à jour, une seule version de chaque document ;
  • une recherche par mots-clés dans cette base, qui renvoie à la procédure concernée ;
  • un parcours d’arrivée : ce qui doit être prêt, et qui s’en charge ;
  • un suivi des pièces attendues, avec des relances préparées et validées par une personne.
Ce que cela peut changer
L’information se trouve sans solliciter personne, et les arrivées se préparent à l’avance.
Où on la rencontre, ce qui est mesuré

Se rencontre notamment dans les services, les cabinets, les entreprises en croissance.

Ce qui est mesuré, avant et après

  • le temps passé à chercher une information ou un document ;
  • le délai avant qu’un nouvel arrivant travaille seul sur les tâches courantes.

Données. Vos documents restent sous votre contrôle, hébergés chez vous, ou sur un serveur OVH en France si vous n’en avez pas.

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Ce qui revient d’un exemple à l’autre.

L’objet construit varie. Les leviers et la façon de faire, non.

  • Supprimer une ressaisie.

    Une information saisie une fois circule ensuite d’un outil à l’autre.

  • Automatiser ce qui suit des règles.

    Un export, un contrôle, une relance peuvent s’exécuter sans qu’on y pense.

  • Remplacer un fichier fragile.

    Le tableur que seul son auteur comprend devient un outil simple, partagé, documenté.

  • Choisir le bon logiciel, ou ne rien faire.

    Quand un logiciel du marché fait déjà bien le travail, c’est lui qui est recommandé ; quand le gain ne justifie pas l’effort, la feuille de route le dit.

Dans tous les cas, le temps perdu est mesuré avant toute décision, avec les personnes qui font le travail. Vous choisissez chaque action, sur devis ferme. L’outil est construit avec ceux qui s’en serviront et documenté pour vivre sans son auteur : le code et la documentation deviennent la propriété de votre entreprise. Le temps récupéré est mesuré à nouveau, sur les mêmes tâches ; s’il est faible, le bilan le dit.

Cette démarche a déjà été menée de bout en bout pour un groupe médico‑social multi-établissements, jusqu’à un outil en production et maintenu. Lire le cas client

La méthode et les prix en détail

Avant de vous projeter.

Sur mesure, outil du marché ou sans code : quand l’un, quand l’autre

  • Le besoin est standard et l’outil existe. Un logiciel du marché, un module de votre ERP ou votre plateforme de facturation électronique : on le garde, ou on le règle.
  • Il faut relier des outils qui se parlent mal. Une automatisation entre eux, éventuellement avec un outil sans code. Si vous en avez déjà, l’audit regarde où ils cassent : doubles saisies, données qui ne remontent pas.
  • La règle de travail vous est propre, ou le volume rend l’abonnement coûteux. Un outil sur mesure, raccordé à vos logiciels : il ne remplace ni votre ERP, ni votre comptabilité, ni votre logiciel de paie.

La feuille de route dit lequel convient, tâche par tâche. Elle peut aussi vous laisser réaliser vous-même une action en sans code.

Ces situations viennent-elles de vos clients ?

Non. Ce sont des situations types, des illustrations, pas des références clients. Elles montrent ce qui est possible ; ce qui sera fait chez vous dépend de ce que l’audit mesure, et parfois la bonne réponse est plus simple qu’un outil.

Ce qui est faisable dépend aussi de vos logiciels actuels : l’audit le vérifie. Aucun gain n’est annoncé ici : il se mesure chez vous, avant et après. Quand un indicateur n’existe pas encore, l’audit commence par le relever, avant de construire quoi que ce soit.

Combien coûte un audit sur une seule de ces situations ?

C’est le plus petit audit : un seul processus, avec les quelques profils qui y touchent. Il est à prix fixe, à partir de 1 500 €

Son prix exact dépend du nombre de personnes interrogées et du lieu des entretiens. Il vous est remis par écrit après l’appel, avant tout engagement. Les déplacements sur site éventuels s’ajoutent au prix, à convenir avec vous. Comment le prix se décide

Ce qui serait construit ensuite est chiffré sur devis ferme, à partir de la feuille de route. Pour repère, la mise en place coûte, selon le projet, à partir de 2 500 €

Ma situation n’est pas dans la liste.

C’est normal : ces neuf exemples ne sont qu’un échantillon. Ce qui compte, c’est qu’une tâche revienne régulièrement, suive des règles et prenne du temps sans rien produire. Décrivez-la pendant l’appel : je vous dis si elle se prête à un outil, et lequel.

Faut-il tout changer d’un coup ?

Non. La feuille de route classe les actions selon le rapport entre l’effort et le gain, et vous lancez celle que vous voulez, quand vous le voulez. Rien n’oblige à tout lancer : une seule tâche, bien choisie, peut suffire pour commencer.

Utilisez-vous l’intelligence artificielle ?

Seulement avec votre accord : sans lui, aucune donnée ne lui est communiquée. Et seulement quand elle fait mieux qu’une règle simple, par exemple pour lire un document reçu dans un format qui varie. Elle reste alors sous le contrôle d’une personne, qui valide. Le temps se récupère d’abord par des moyens simples : relier deux logiciels, supprimer une ressaisie, automatiser un export.

Sur quoi est construit l’outil ?

Selon ce que l’audit retient, l’outil prend l’une de ces formes :

  • une application de gestion adaptée à un processus : saisie, suivi, tableaux de bord ;
  • un échange de données entre vos logiciels, par import, export ou connexion ;
  • une automatisation planifiée d’une tâche répétitive.

Il se raccorde à vos logiciels actuels au lieu de les remplacer. Si un logiciel n’offre ni connexion ni export exploitable, l’audit le constate avant toute ligne de code, et la feuille de route propose une autre voie (lecture des PDF ou des mails, saisie unique contrôlée) ou conclut que l’action ne vaut pas l’effort. Chaque livraison comprend l’outil, sa documentation d’exploitation et la formation de vos équipes.

Une de ces situations vous parle ?

Vous décrivez une tâche qui vous coûte du temps ; je vous dis si un audit a du sens. Après l’appel, vous recevez un prix d’audit écrit, ou un « non » franc. Gratuit, sans engagement.

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